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律师事务所行政管理工作的规范与拓展

发布时间:08-11
摘要:行政工作是律师事务所管理的重要组成部分,行政辅助职能的规范与拓展对于加强和改进事务所管理有着重要的...


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作者:杭州市律师协会??沈海鸥



引??言



律师事务所行政管理工作在事务所管理中属于基础性、辅助性的部分。研究事务所行政管理工作的现状、问题和发展思路,对于提高律所管理效能,增强律所综合竞争力,推动行业健康稳健发展具有积极意义。本文结合杭州律师事务所行政管理工作的调研数据,对如何进一步规范和深入拓展行政管理工作,提出粗浅建议,权作抛砖引玉。



一、律师事务所的行政管理工作



(一)律师事务所管理



律师事务所管理随着律师行业专业化、规模化发展日益被引起重视。作为规模所、专业所来说,深具领导力的管理层,既是律师事务所做大做强的根本保证,也是其应具备的必然特征。参考企业管理的定义[①],笔者把律师事务所管理简单定义为:对律师事务所业务经营活动进行组织、计划、指挥、监督和调节等一系列职能的总称。以管理对象分类,主要包括对事务所业务和行为管理两个方面。其中业务管理侧重对各种资源的管理,比如案件、财务、法律服务产品等;行为管理侧重对人的管理,以此而产生了组织的设计、机制的变革、个人与团队的协作等等的管理问题。



(二)律师事务所管理的特点与律所行政工作



相比于企业管理,律师事务所管理更具人合性、个体性、混同性的特点。人合性指目前我国律师事务所主要采用合伙制组织形式,具有鲜明的人合特征。个体性主要指律师业务单兵作战的主流办案模式,团队化合作在传统诉讼业务中体现较少。混同性指基于事务所人合性和个体性的业务模式和管理特点,体现在管理上:律师与事务所之间的管理关系往往比较松散,摊位制、个体户盛行,事务所的管理主要体现为律师的自我管理[②]。基于以上特点,事务所行政管理职能薄弱,行政人员素质不高,事务所主任、合伙人、执业律师包括实习律师、律师助理兼任部分行政职能的现象在事务所是一种非常普遍的现象,这也在客观上决定了目前事务所的行政管理水平长期处于低端的发展阶段。[③]



(三)律师事务所行政管理分类



目前,在事务所的管理体系中,行政管理的定位并不明确,因所而异、因人而异的情况比较普遍。根据事务所行政管理工作负责人在所内的地位,笔者把他们分为三类:一是行政负责人在所内地位较高,同时是事务所合伙人,比如北京大成律师事务所专设管理合伙人;二是事务所合伙人律师兼任行政主管,另设办公室主任并形成团队,行政辅助职能规范,作用发挥较好,这一类行政管理人员,大多出现在执业律师30人以上的大中型律师事务所;三是仅配备少量行政人员,也就是占绝大多数比例的小所、个人所内勤制。律所行政基本上1-2人,承办事务所基础行政事务工作,业务能力、作用发挥、待遇水平都处于相对比较低的层次,这一类在数量上无疑占主流。



二、杭州律师事务所行政管理数据统计及现状分析



(一)杭州律师事务所行政管理数据统计



从人员规模、业务创收等综合性指标看,杭州律师业发展水平位于全国省会城市和副省级城市前列。笔者参考历年统计报表,结合采样调查数据,对目前杭州市律所行政管理工作现状梳理分析如下。



1.截止2008年底,杭州(不包括省直律师事务所,下同)共有律师事务所164家,较上年度增长14%,律师1669名,较上年度增长22%。实习律师363名,其他辅助人员532名。



2.截止2009年底,杭州市共有律师事务所188家,较上年度增长14.63%,律师2115名,增长上年度20.45%。实习律师480名,其他辅助人员550名。



3.截至2010年底,杭州共有律师事务所213家,较上年度增长13%,律师2486名,较上年度增长18%。另有实习律师488名,其他辅助人员553名。



4.截止2011年12月底,杭州共有事务所245家,较上年度增加15%。律师2829名,较2010年增长13.79。另有实习律师542名,其他辅助人员649名。[④]



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综上,2008-2011年间,杭州律师事务所所均拥有行政辅助人员数分别为3.24人、2.92人、2.25人、2.64人,律师人均拥有行政辅助人员数分别为0.31人,0.26人,0.22人,0.22人。统计数据表明:杭州所均和律师人均拥有行政辅助人员基本在每所2-3名;每名行政人员对应4名执业律师的状态,并且呈现略有下降的趋势。从变化情况看,事务所行政辅助人员年均增长率分别为:3.27%、0.5%、14.79%,远低于同期律师事务所、律师人数增幅。另根据北京律协的公布数据,2005年,北京有接近三分之二的事务所仅有一至三名行政人员。[⑤]



根据2011年底杭州律师事务所总数,主城区事务所与县(市)事务所的分布情况,笔者采用抽样调查的方式,选取了主城区市直及区属所181家中的30家,选取主城区外萧山、余杭、富阳、临安、建德、桐庐、淳安县(市)等7县(市)64家事务所中的10家,对事务所行政辅助人员的工作情况进行了摸底调查。



调查显示:40家事务所中,合计拥有行政辅助人员118人,见其中事务所行政设办公室主任或行政主管的占46.53%,仅有个别行政工作人员的占53.47%。拥有行政辅助人员1至2名的事务所占总数69.23%,3至5名行政辅助人员的占总数21.38%,5名以上行政人员的占总数9.39%。



学历调查中,中专以下学历行政人员占总数30.21%,大专学历的占53.33%,本科及以上学历的占16.46%。



年收入情况调查中,辅助人员全体人均为3.2万元,行政负责人平均5.75万元,普通行政人员平均为2.7万元。社保情况调查显示,基本各个事务所都为行政人员缴纳了社保,但仍有少数被调查者反馈需自己缴纳社保。



在岗时间调查显示,担任行政辅助工作时间为1-2年的占总数48.15%,2至4年的占总数35.76%,4至6年的占总数12.38,6年以上的占3.71%。



在行政工作量调查中,表示工作量大,比较繁忙的占32.76,工作强度一般,不大加班的占66.74%,相对比较空闲的占0.5%。



对目前工作的满意度调查中,表示比较满意的占7.69%,表示一般过去的占43.07%,表示不是很满意的占49.24%。在工作上升空间预期调查中,表示对岗位、薪酬有良好预期,逐年增长的占总数5.38%,表示工作、岗位基本固定,上升空间不大的占总数74.65;表示工作单一、基本无上升空间的占19.97%。在被问及事务所对行政工作的重视程度,表示很重视的占26.92%,表示一般性的占59.36%,表示基本不重视的占13.72%。



(二)杭州律师事务所行政管理工作的特点



综合以上调查数据,并结合笔者抽样实地访谈,可以归纳出杭州目前律师事务所行政管理工作的若干特点:



1.作用发挥有限,工作繁忙



目前事务所行政工作人员的工作职责主要是两块,一是财务会计,二是行政内勤,包括收案登记,领手续,律师管理,事务所内务管理等内容。考虑到“摊位制”律师事务所的普遍存在,绝大部分事务所所务管理工作总量不大,因此行政辅助职能拓展的空间也很小,能满足基本需求是事务所最普遍的行政工作要求。需要说明的是,尽管工作要求不高,但是行政事务的繁杂程度依然被很多行政工作人员所强调,调查显示,三分之一的行政人员表示日常工作处于繁忙状态。



2.人员待遇偏低,职岗上升通道狭小



行政辅助人员人均3.2万的年收入,相比于杭州2010年市区城镇单位在岗职工年平均工资34330元[⑥],无疑显得微薄。待遇偏低的现象一方面揭示了行政工作的价值标准,也间接显示了行政人员的业务能力和事务所对行政工作的重视程度。单一、类同,缺乏创造性和高价值的工作内容是行政辅助工作比较明显的特征,行政工作人员的上升空间很小,基本断绝了从行政管理走向事务所合伙管理人的上升空间通道。



3.人员流动性大,工作满意度低



待遇偏低、工作烦琐、岗位认同度低,使得事务所行政工作无疑成了“吃青春饭”的岗位。而频繁的人员流动率也在很大程度上降低了高素质行政工作人员产生的可能,使得事务所的行政管理工作长期处于低水平的发展状态。行政人员的频繁流动,对司法行政的管理和律师协会的自律管理工作也有较大影响,例如各项工作制度、业务流程随着人员的流动,需要周而复始的进行培训和指导。



4.事务所对行政管理工作预期低



再小的事务所也有行政管理,只是管理职能或者管理权限不在专职行政工作人员,而一般由主任或合伙律师兼负而已,行政辅助人员只是作为一个助理的角色而出现。从这个角度看,单纯因为行政工作人员现状而否定事务所的行政管理视乎有失偏颇。但就实际情况来看,在中小所普遍、个人所盛行的当下,奢谈管理出效益似乎还为时过早,律师事务所主任、合伙人更多关注的是业务专业化问题,而不是行政工作的专业化[⑦]。



三、制约事务所行政管理发展主观瓶颈



影响事务所行政管理工作发展的客观原因有很多,比如说律师业的发展水平,中小所的盛行,单兵制、提成制、摊位制占主流等等[⑧]。这些都可以归纳为客观原因,这些因素是已经存在并且难以回避、一时半会也难以克服的客观事实。与客观情况不同,主观因素是可以立即改变的,因此笔者侧重就主观方面的原因进行分析。主观原因可以归纳为三种根本的意识,就是小农意识、暴发户意识和自我本位意识,这三种意识综合作用构成了行政管理职能弱化的主观根源。



(一)小农意识。小农意识也可以称之为个体户意识,它和现代企业理念的核心区别就在于是否建立与管理团队。小农意识在律师行业依然是不可忽视的主流,比较突出的表现就是摊位制,个人各自管各自的业务,从接案、承办一直到归档等等,业务实行一条龙操作,万事不求人,所以不要事务所的管理,也排斥相关单位比如司法行政和律师协会的监督和指导。



(二)爆发户意识。在暴发户意识下,一切的价值衡量标准就是金钱。比如事务所的排名以业务创收为标准,合伙人的位阶以创收多少来排定,业务创收至上,无视后勤保障,事务所包括律师的工作与创收无关则能避则避,能省则省,简而言之,就是唯创收是举。暴发户意识的另外一种表现就是不愿意在事务所的品牌建设、搞人才培养、做大做强上进行投入。



(三)自我本位意识。自我本位突出的是为自己打小算盘而不顾整体利益的思想作风和行为,无论利弊得失都站在局部的立场上,为了维护少数人的利益而忽视整体利益,严重的甚至不惜损害集体利益而换取部分人的私利[⑨]。在律师业,发展起来就跑出去单干的情况并不是个例,这种现象一方面恶化了事务所良性的传道授业关系,也限制了事务所规模的扩大。自我本位体现在所内就是缺乏向内关照的人本精神,对律师如是,对行政人员更是如此,直接导致优秀的行政人员留不住,人才进不来。



上述不良意识都是时代打在律师业上的精神烙印,因其存在的历史必然性而不可避免。但是,相比于大工业时代的合作分工,商业化浪潮中兴起的团队意识,哪一家事务所的发展能够摆脱这个时代的烙印,谁就能站的更高,发展的更快。



四、规范提升事务所行政管理工作



克服和突破主观瓶颈,规范和拓展行政管理工作,从最根本讲要明确两个问题:一是明确行政管理到底要做那些工作,也就是基本职能;二是明确延伸职能在那里,也就是行政工作的拓展空间、增值领域。只有明晰这两个问题,才可以结合事务所的实际情况,有的放矢地开展工作。



(一)明晰事务所行政管理工作职责



从工作的性质和类型上来说,事务所行政管理职能大致可以分为常规承办、参谋建议、管理监督、协调反馈四个方面。四类职能的划分,并不存在工作价值的大小。因为一般而言,行政事务相对比较琐碎,小到灯泡的更换、卫生的打扫,大到事务所的发展规划、文化建设等,可以是无所不包。其最基础的工作内容,往往呈现出临时性、间杂性、烦琐性的特点,每天杂事繁多,千头万绪。客观的情况是,每一家事务所行政工作的职能都是因人而异、因所而异的,大所有小行政,小所有大管家,判断事务所行政管理的层次水平,不是四大项职能履行了哪几项,而是每一项职能履行的程度。比如来访接待的工作,可以是简单的准备茶水、场地、定餐,也可以扩大为落实参会人员,准备会议材料,会议纪录、摄影、信息报导,会议成果汇总等系统工作。同样,文书档案的管理、财务管理等常规工作也会因人而异,导致工作成果有很大差别。



(二)切合律师事务所行政管理的特点



优秀的管理人才是律师事务所管理的关键[⑩],事务所行政管理是事务所管理的系统组成部分,其与事务所管理由于定位不同存在一些本质差异,体现在人力资源的要求上,事务所行政管理应从如下几个切入:



1.服从性。事务所是独立的管理单位,其工作目的就是实施全所管理,而事务所行政管理是事务所管理的一个组成部分,依附或者说下属于事务所的管理,只在事务所授权下开展工作。因此,事务所行政管理的实质是事务所管理的一部分,其管理目标也表现为服从实现事务所的发展目标。



2.服务性。不可否认的是,盈利是事务所赖以生存的根本,业务部门是直接创造利润的职能机构。从这个角度看,事务所的管理包括行政管理职能都应围绕和服务于这一根本,同时人才也是事务所发展的核心要求,也可以将行政服务职能理解对律师发展的服务,无论如何,作为服务部门和服务人员,低调、严谨、踏实地做好行政服务是基本要求。



3.拓展性。如果把日常的行政工作定义为基本价值,那么事务所的行政管理存在很多衍生的增值空间。这些增值的空间其实长期存在,只是大部分都是事务所主任、合伙人或普通律师在执行,比如事务所文化建设、人事管理、品牌宣传等等。无论是人员能力不足还是事务所主任不肯放权,不可否认的是,这些客观上都是行政事务管理的衍生范围,也是行政工作的增值空间。行政工作因人而异、因所而异的客观情况,同样说明这项工作的发展空间是无限的。



(三)提升律所行政职岗人员的综合素质



律师事务所既是高素质人才汇聚之地,也是高度依赖人力资源创收盈利的组织,因此,对每一个从业人员都应该拥有较高的要求。结合事务所行政管理的特点,事务所行政管理人员尤其是行政主管应当具备以下素质:



1.思想政治过硬。集中体现为对律师事务所和行政管理工作的高度认同。一言以概之,就事务所行政管理工作而言,勤勉敬业的才是人才,因此思想政治过硬,是考量人才的首要标准。



2.业务技能娴熟。业务技能包括管理能力、策划能力、组织能力、分析能力、写作能力、财务能力等等。要使得常规承办、参谋建议、管理监督、协调反馈等行政管理职能高质量的完成,就要求事务所行政管理人员不仅要具备勤勉的态度,更要具有良好的执行力,娴熟的业务技能不可或缺。



3.人际沟通能力良好。相比于公司,事务所的管理核心更加凸显出人的因素,因此,良好的人际沟通能力必不可少。内部要能有效地在管理层和普通律师之间进行沟通,促进所内团结;对外要与司法行政部门和律协建立并保持良好的工作关系,对外接待、外出交流等与其他外单位的联络沟通。



4.创新精神和发散思维。不管是管理规范的规模所,还是精耕细作的中小所,发展是永恒的主题。然而危险与机遇永远并存,行政管理工作亦然。不断创新事务所行政管理,为发展增加多彩元素、注入新鲜血液,需要行政管理人员勇于创新,大胆实践,在事务所管理的更高层面、更深领域、更广范围中彰显价值。



五、拓展行政管理工作的若干建言



考察包括港澳地区在内的境外律师事务所,都有很多非律师的合伙人,而在国内更多的是由律师兼管行政,无论如何,都说明行政管理绝非低端的辅助工作。行政管理工作的价值提升、地位提高,归根到底是一句话“有为方能有位”!因此,笔者拟从如下方面,抛砖引玉提出事务所行政管理工作拓展建言。



(一)财务管理的增值服务——财务筹划。财务工作相对固定化,要求从业人员认真、仔细、规范。除了做好常规的财务工作,财务的保值增值应该是财务工作的拓展的方向,可以通过理财信息交流、专业服务讲座、强化律师理财理念等简易的方式,为事务所以及律师的资产增值保值提供服务,从而为行政工作增加新的内容,彰显行政服务工作的价值,甚至成为事务所文化建设的切实载体。



(二)人事管理的发展方向——规范教育。人力资源管理无疑是事务所管理的一个重大课题,发挥作用无限大。就行政管理工作而言,除了基本的人进人出、考核年检之外,对进人的初选、人才选拔建议、日常人事考核、员工教育培训等都可以是拓展的内容。规范管理的另一个方面是?“执规比制规更重要”,具体工作中遇到的问题,行政工作完全可以大胆介入、创造性地发挥作用。



(三)律所文化的整合构建——活动倡导。文化塑造其实就是一系列活动促成了广泛认同。真正的文化是深入到意识中,体现在行动上的。比如事务所严谨的工作作风、求实的服务理念、竭诚的服务理念、良好的业余文化、热心公益的风气等等,都需要有丰富的活动载体加以凸显和塑造。由此,活动组织策划尤显重要,事务所年会、客户交流会、外出交流活动、文艺体育活动、公益志愿活动等等,均需行政管理充分调动资源和参与积极性,保障活动成功,提升活动价值。



(四)品牌建设的拓展思路——对外宣传。宣传包括公益宣传、普法宣传、学术宣传、口碑宣传、网络宣传等,也可以是行政职能的一部分。对外宣传具体而言包括事务所整体形象宣传、专业团队宣传和专业律师个人宣传三个层次,三位一体,相互影响。就行政工作而言,更应重视文字和传媒途径,及时了解和掌握所内发生的主要事件,通过编写、报送信息等形式,即便于事务所内部信息沟通,也有利于对外树立专业形象。做好做出品牌都需要持续和大量的投入,因此务必要“一招鲜吃遍天”,择一重点深入为之,切记“贪多嚼不烂”。



(五)辅助职能的价值彰显——意见建议。秘书工作是行政工作的重要组成部分。秘书岗位承上启下的位置面对海量信息,首先应是谨言、慎行,处处谦虚谨慎,戒骄戒躁,尊重他人。收集和掌握信息,加强调查研究,充分发挥参谋助手的作用是行政工作的应有之意。辅助职能的发挥要摆正位置和心态,反馈信息要客观公正,不能参杂个人利益,要换位思考,站在事务所立场、领导的立场、律师的立场去考虑问题,意见和建议就更容易被大家所接收和理解,也就更容易得到落实。



(六)行政管理的促进思路——以用促学。能力决定绩效,加强学习,提升素质才能获得更好的发展前景。法律知识、律师业务等和行政管理工作密切相关,财务知识、劳动人事、文字功底、管理技能、接待礼仪更是紧贴律师事务所行政工作实际,可以根据各人的岗位和发展方向选择重点的学习方向。在工作中学习,不断总结和提高、学以致用才能确保学习的成果最大程度的转化为劳动价值。木桶理论告诉我们,行政管理不应该成为事务所发展的短板,“学习-应用-再学习-再应用”,应成为事务所行政管理工作的永恒主题。



(七)行政管理的效能提升-信息网络。提升信息化管理水平,是事务所提高竞争力,节约行政管理成本的必然选择。以现代信息技术带动管理自动化,提高管理效能也是国外律师同行多年累积的管理经验。规范的信息化管理需要借助计算机程序化管理系统来建立和维护各项行政管理事务,比如说所内文件收发系统、无纸化办公系统、人力资源管理系统、财务管理系统、风险管理系统、绩效考核系统等等。任何一项工作的推进都不仅仅是购买系统而已,往往会涉及到意见收集、建议反馈、方案思路、系统构建、运行管理、维护提升、总结汇报等各个方面,需要综合考虑。



综上,律师事务所行政管理工作的规范和拓展,是加强和改进律师事务所管理工作的重要内容,也是增强事务所凝聚力、提高事务所综合实力的重要方面,有了强大而高效的行政管理为后盾,律师事务所在激励的市场竞争中就会更具优势,基业长青。



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[①]孙督:《现代企业管理学(第3版)》,航空工业出版社,2008年版,第53-54页



[②]罗荷香?范大平:《试论律师事务所决策管理科学化》,《安徽科技》,2007年第5期



[③]梅向荣:《如何做中国最好的律师事务所》,法律出版社,2010年版,第104页



[④]杭州市司法局2008、2009、2010、2011年《律师工作统计报表》



[⑤]北京市律师协会:《北京律师事务所管理现状调查》报告,第二部分:律师事务所的基本业态和相关数据。



[⑥]?杭州市统计局《2011年统计年鉴》第十三篇:人民生活、物价、民政



[⑦]李自根、邱云卿:《关于我国构建公司化律师事务所的几点思考》,《学术研究》2009年第四卷



[⑧]梅向荣:《如何做中国最好的律师事务所》,法律出版社,2010年版,第104页



[⑨]陈至立主编:《辞海》2009年版上海人民出版社?第658页



[⑩]?(美)玛丽.安.奥尔特曼,(美)罗伯特.I.维尔《律师事务所管理》,社会科学文献出版社,2006.12版,第2章,324页



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